Oświadczenie o stosowaniu
zasad ładu korporacyjnego
rok 2021
Vivid Games S.A.
Bydgoszcz, 27. kwietnia 2022 r.
spis treści
wskazanie zbioru zasad ładu korporacyjnego, któremu podlega emitent
ZAKRES, W JAKIM EMITENT ODSTĄPIŁ OD POSTANOWIEŃ ZBIORU ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO
opis głównych cech stosowanych systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem
wskazanie akcjonariuszy posiadających znaczne pakiety akcji
WSKAZANIE POSIADACZY WSZELKICH PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH, KTÓRE DAJĄ SPECJALNE UPRAWNIENIA KONTROLNE
WSKAZANIE WSZELKICH OGRANICZEŃ ODNOŚNIE DO WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU
WSKAZANIE WSZELKICH OGRANICZEŃ DOTYCZĄCYCH PRZENOSZENIA PRAWA WŁASNOŚCI PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH EMITENTA
OPIS ZASAD DOTYCZĄCYCH POWOŁYWANIA I ODWOŁYWANIA OSÓB ZARZĄDZAJĄCYCH ORAZ ICH UPRAWNIEŃ
OPIS ZASAD ZMIANY STATUTU EMITENTA
SPOSÓB DZIAŁANIA WALNEGO ZGROMADZENIA I JEGO ZASADNICZYCH UPRAWNIEŃ
SKŁAD OSOBOWY ORAZ OPIS DZIAŁANIA ORGANÓW ZARZĄDZAJĄCYCH I NADZORUJĄCYCH ORAZ ICH KOMITETÓW
Informacje dotyczące składu i działania komitetu audytu
Istotne postępowania sądowe i pozasądowe
2
wskazanie zbioru zasad Ładu korporacyjnego
3
Spółka Vivid Games S.A. przyjęła do stosowania i stosowała:
• w okresie od 01.01.2021 r. do 30.06.2021 r. zasady ładu korporacyjnego opublikowane w dokumencie „Dobre praktyki spółek notowanych na GPW 2016” przyjęte Uchwałą nr
26/1413/2015 Rady Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. w dniu 13 października 2015 r., którego pełne brzmienie zamieszczone jest na stronie
https://www.gpw.pl/pub/GPW/files/PDF/dobre_praktyki/DPSN2016__GPW.pdf
•w okresie od 01.07.2021 r. do 31.12.2021 r. zasady ładu korporacyjnego opublikowane w dokumencie „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021” (dalej jako: DPSN
2021) przyjęte Uchwałą Nr 13/1834/2021 Rady Nadzorczej Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. z dnia 29 marca 2021 r., którego pełne brzmienie zamieszczone
jest na stronie www.corp-gov.gpw.pl i https://vividgames.com/ir/lad-korporacyjny.
Na podstawie § 29 ust. 3 Regulaminu Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. Spółka przekazała w dniu 02.08.2021 r. raport zawierający informację na temat stanu
stosowania przez Vivid Games S.A. zasad zawartych w zbiorze „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021” (https://vividgames.com/ir/raporty/ebi/1-2021.html).
W dniach 14.12.2021 r. i 22.04.2022 Spółka dokonała aktualizacji informacji dotyczących stanu stosowania ww. zasad i opublikowała kolejne raporty
(https://vividgames.com/ir/raporty/ebi).
Zgodnie ze stanowiskiem UKNF z dnia 15 marca 2022 roku, skierowanego do prezesa Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych, w niniejszym sprawozdaniu Emitent odniesie się
jedynie do zbioru zasad, który stosuje na dzień sporządzenia sprawozdania, tj. do DPSN 2021.
zakres, w jakim emitent odstąpił od postanowień
zbioru zasad ładu korporacyjnego
4
Spółka stosuje wszystkie zasady ładu korporacyjnego, określone w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW 2021, za wyjątkiem zasad opisanych poniżej, które nie były
stosowane lub stosowane w ograniczonym zakresie:
1.3. W swojej strategii biznesowej spółka uwzględnia również tematykę ESG, w szczególności obejmującą:
1.3.1. zagadnienia środowiskowe, zawierające mierniki i ryzyka związane ze zmianami klimatu i zagadnienia zrównoważonego rozwoju;
Komentarz spółki: Aktualnie realizowana strategia biznesowa nie uwzględnia obszarów ESG.
1.3.2. sprawy społeczne i pracownicze, dotyczące m.in. podejmowanych i planowanych działań mających na celu zapewnienie równouprawnienia płci, należytych warunków pracy,
poszanowania praw pracowników, dialogu ze społecznościami lokalnymi, relacji z klientami.
Komentarz spółki: Aktualnie realizowana strategia biznesowa nie uwzględnia obszarów ESG.
1.4. W celu zapewnienia należytej komunikacji z interesariuszami, w zakresie przyjętej strategii biznesowej spółka zamieszcza na swojej stronie internetowej informacje na temat
założeń posiadanej strategii, mierzalnych celów, w tym zwłaszcza celów długoterminowych, planowanych działań oraz postępów w jej realizacji, określonych za pomocą mierników,
finansowych i niefinansowych. Informacje na temat strategii w obszarze ESG powinny m.in.:
Komentarz spółki: Aktualnie realizowana strategia biznesowa nie uwzględnia obszarów ESG.
1.4.1. objaśniać, w jaki sposób w procesach decyzyjnych w spółce i podmiotach z jej grupy uwzględniane kwestie związane ze zmianą klimatu, wskazując na wynikające z tego
ryzyka;
Komentarz spółki: Aktualnie realizowana strategia biznesowa nie uwzględnia obszarów ESG.
1.4.2. przedstawiać wartość wskaźnika równości wynagrodzeń wypłacanych jej pracownikom, obliczanego jako procentowa różnica pomiędzy średnim miesięcznym
wynagrodzeniem (z uwzględnieniem premii, nagród i innych dodatków) kobiet i mężczyzn za ostatni rok, oraz przedstawiać informacje o działaniach podjętych w celu likwidacji
ewentualnych nierówności w tym zakresie, wraz z prezentacją ryzyk z tym związanych oraz horyzontem czasowym, w którym planowane jest doprowadzenie do równości.
Komentarz spółki: Aktualnie realizowana strategia biznesowa nie uwzględnia obszarów ESG.
5
2.1. Spółka powinna posiadać politykę różnorodności wobec zarządu oraz rady nadzorczej, przyjętą odpowiednio przez radę nadzorczą lub walne zgromadzenie. Polityka
różnorodności określa cele i kryteria różnorodności m.in. w takich obszarach jak płeć, kierunek wykształcenia, specjalistyczna wiedza, wiek oraz doświadczenie zawodowe, a także
wskazuje termin i sposób monitorowania realizacji tych celów. W zakresie zróżnicowania pod względem płci warunkiem zapewnienia różnorodności organów spółki jest udział
mniejszości w danym organie na poziomie nie niższym niż 30%.
Komentarz spółki: Udział kobiet i mężczyzn w wykonywaniu funkcji zarządu i nadzoru w strukturach Spółki jest uzależniony od ich kompetencji, umiejętności oraz efektywności.
Decyzje dotyczące powoływania na stanowiska zarządu lub nadzoru nie podyktowane płcią. Spółka nie może zatem zapewnić różnorodności tych organów pod względem płci i
nie posiada polityki różnorodności.
2.2. Osoby podejmujące decyzje w sprawie wyboru członków zarządu lub rady nadzorczej spółki powinny zapewnić wszechstronność tych organów poprzez wybór do ich składu
osób zapewniających różnorodność, umożliwiając m.in. osiągnięcie docelowego wskaźnika minimalnego udziału mniejszości określonego na poziomie nie niższym niż 30%, zgodnie z
celami określonymi w przyjętej polityce różnorodności, o której mowa w zasadzie 2.1.
Komentarz spółki: Udział kobiet i mężczyzn w wykonywaniu funkcji zarządu i nadzoru w strukturach Spółki jest uzależniony od ich kompetencji, umiejętności oraz efektywności.
Decyzje dotyczące powoływania na stanowiska zarządu lub nadzoru nie podyktowane płcią. Spółka nie może zatem zapewnić różnorodności tych organów pod względem płci i
nie posiada polityki różnorodności.
2.7. Pełnienie przez członków zarządu spółki funkcji w organach podmiotów spoza grupy spółki wymaga zgody rady nadzorczej.
Komentarz spółki: Polityka wynagrodzeń Spółki oraz umowy zawarte z członkami Zarządu zawierają postanowienia zakazujące członkom Zarządu bez uprzedniego zezwolenia
Rady Nadzorczej, podejmować działalności poza Spółką, jeśli: a. wymiar takiej działalności uniemożliwiał będzie wykonywanie obowiązków członka Zarządu; b. działalność taka jest
sprzeczna z interesami majątkowymi Spółki; c. działalność taka rodzi uzasadnione obawy związane z potencjalnym konfliktem interesów między zobowiązaniami wobec Spółki a
prawami i obowiązkami wynikającymi z takiej działalności. Spółka nie wprowadziła bezwzględnego wymogu udzielenia przez Radę Nadzorczą zgody na pełnienie funkcji w organach
podmiotów spoza grupy.
6
3.7. Zasady 3.4 - 3.6 mają zastosowanie również w przypadku podmiotów z grupy spółki o istotnym znaczeniu dla jej działalności, jeśli wyznaczono w nich osoby do wykonywania
tych zadań.
Komentarz spółki: Spółka nie należy do grupy kapitałowej.
3.10. Co najmniej raz na pięć lat w spółce należącej do indeksu WIG20, mWIG40 lub sWIG80 dokonywany jest, przez niezależnego audytora wybranego przy udziale komitetu
audytu, przegląd funkcji audytu wewnętrznego.
Komentarz spółki: Spółka nie należy do ww.indeksów.
4.1. Spółka powinna umożliwić akcjonariuszom udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (e-walne), jeżeli jest to uzasadnione z uwagi
na zgłaszane spółce oczekiwania akcjonariuszy, o ile jest w stanie zapewnić infrastrukturę techniczną niezbędną dla przeprowadzenia takiego walnego zgromadzenia.
Komentarz spółki: Do tej pory Spółka nie otrzymała zgłoszeń od akcjonariuszy co do sposobu organizacji udziału w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
(e-walne). Jeżeli jednak akcjonariusze zgłoszą taką wolę Spółka podejmie starania by począwszy od najbliższego WZA umożliwić akcjonariuszom udział przy wykorzystaniu środków
komunikacji elektronicznej (e-walne), jednak realizacja zasady może napotkać na utrudnienia w związku z wątpliwościami prawnymi dotyczącymi zapewnienia udziału jedynie
uprawnionych osób w zgromadzeniu.
4.3. Spółka zapewnia powszechnie dostępną transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.
Komentarz spółki: Dotychczas zainteresowanie akcjonariuszy mniejszościowych udziałem w WZA Spółki było znikome. W ostatnich WZA udział brali jedynie główni akcjonariusze.
W razie otrzymania przez Spółkę sygnałów lub wniosków od akcjonariuszy mniejszościowych Spółka podejmie kroki zmierzające do zapewnienia powszechnie dostępnej transmisji
obrad WZA w czasie rzeczywistym, przy czym realizacja zasady może napotkać na utrudnienia w związku z wątpliwościami prawnymi dotyczącymi publikacji wizerunków osób
uczestniczących w zgromadzeniu.
opis głównych cech stosowanych systemów kontroli
wewnętrznej i zarządzania ryzykiem
7
Emitent ustalił zasady zarządzania ryzykiem w Vivid Games S.A., które mają się przyczynić do poprawy wszystkich obszarów zarządzania oraz ograniczenia ewentualnych
negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w tym również w zakresie ryzyka związanego z błędami w sprawozdawczości finansowej i podatkowej.
Sprawozdania finansowe oraz raporty okresowe Spółki są sporządzane zgodnie z przepisami prawa oraz obowiązującą w Spółce polityką rachunkowości przez Główną Księgową
i weryfikowane na bieżąco przez Zarząd, który jest odpowiedzialny za rzetelność i zgodność sporządzanych informacji. W zakresie zarządzania ryzykiem sporządzania
sprawozdań finansowych Spółka na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach i regulacjach zewnętrznych związanych ze sporządzaniem sprawozdań oraz prowadzi
długoterminową współpracę z Główną Księgową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. W procesie sporządzania sprawozdań finansowych Spółki jednym z
podstawowych elementów kontroli jest weryfikacja sprawozdania finansowego przez niezależnego biegłego rewidenta, jego analiza przez Komitet Audytu oraz jego ocena przez
Radę Nadzorczą. Do zadań biegłego rewidenta należy w szczególności: badanie wstępne i badanie zasadnicze sprawozdania rocznego oraz przegląd półrocznego sprawozdania
finansowego. Wyboru biegłego rewidenta dokonuje w drodze konkursu ofert Rada Nadzorcza z grona renomowanych firm audytorskich rekomendowanych przez Komitet
Audytu, gwarantujących wysokie standardy usług i wymaganą niezależność.
wskazanie akcjonariuszy posiadających
znaczne pakiety akcji
8
AKCJONARIUSZ LICZBA AKCJI I
GŁOSÓW
% AKCJI I GŁOSÓW
Jarosław Wojczakowski
7 255 212
22,47%
Remigiusz Kościelny
7 248 420
22,45%
Paweł Sominka
2 501 300
7,75%
Pozostali
15 280 838
47,33%
32 285 770
100,00%
Na dzień 28.04.2022Na dzień 31.12.2021
AKCJONARIUSZ LICZBA AKCJI I
GŁOSÓW
% AKCJI I GŁOSÓW
Jarosław Wojczakowski
7 255 212
22,47%
Remigiusz Kościelny
7 248 420
22,45%
Paweł Sominka
1 716 000
5,32%
Pozostali
16 066 138
49,76%
32 285 770
100,00%
wskazanie posiadaczy wszelkich papierów wartościowych,
które dają specjalne uprawnienia kontrolne
9
Wszystkie akcje Vivid Games S.A. są akcjami zwykłymi na okaziciela, z którymi nie jest związane żadne uprzywilejowanie, w szczególności dotyczące specjalnych uprawnień
kontrolnych.
wskazanie wszelkich ograniczeń odnośnie do wykonywania
prawa głosu
Zgodnie ze Statutem Vivid Games S.A. nie występują ograniczenia w wykonywaniu prawa głosu, takie jak ograniczenie wykonywania prawa głosu przez posiadaczy
określonej części lub liczby głosów, ograniczenia czasowe dotyczące wykonywania prawa głosu lub zapisy, zgodnie z którymi, przy współpracy Spółki, prawa kapitałowe
związane z papierami wartościowymi są oddzielone od posiadania papierów wartościowych.
wskazanie wszelkich ograniczeń dotyczących
przenoszenia prawa własności papierów wartościowych
10
W okresie objętym sprawozdaniem nie istniały ograniczenia dotyczące przenoszenia praw własności papierów wartościowych Emitenta.
opis zasad dotyczących powoływania i odwoływania osób
zarządzających oraz ich uprawnienia
Zarząd prowadzi sprawy Spółki, reprezentuje Spółkę, w szczególności podejmuje wszelkie decyzje nie zastrzeżone w statucie lub w Kodeksie spółek handlowych do kompetencji
Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej Spółki.
Członkowie Zarządu Vivid Games S.A. są powoływani i odwoływani zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych oraz postanowieniami Statutu Spółki. Zarząd Spółki składa
się z od 1 (słownie: jednego) do 3 (słownie: trzech) członków, w tym z Prezesa Zarządu. W przypadku powołania Zarządu wieloosobowego jeden z członków Zarządu pełnić
będzie funkcję Wiceprezesa Zarządu. Członków Zarządu powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza Spółki. Rada Nadzorcza Spółki określa również liczbę członków Zarządu każdej
kadencji. Z ważnych powodów członek Zarządu Spółki może zostać zawieszony w czynnościach przez Radę Nadzorczą Spółki. Kadencja członka Zarządu trwa 5 (słownie: pięć)
lat. W przypadku powołania Zarządu wieloosobowego, kadencje członków Zarządu są niezależne. W przypadku powołania Zarządu wieloosobowego, składającego się z co
najmniej trzech członków, do reprezentowania Spółki uprawnionych jest dwóch członków Zarządu łącznie lub jeden członek Zarządu łącznie z prokurentem. W wypadku
powołania Zarządu składającego się z nie więcej niż dwóch członków, do reprezentowania Spółki uprawniony jest każdy z członków Zarządu samodzielnie. W przypadku
powołania Zarządu wieloosobowego, sprawy przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały Zarządu. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków Zarządu.
opis zasad zmiany statutu emitenta
11
Zgodnie z treścią art. 430 § 1. Kodeksu spółek handlowych zmiana Statutu Spółki należy do kompetencji Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy i następuje uchwałą tego organu
podjętą większością ¾ głosów stosownie do treści § 17 ust. 3. Statutu w związku z art. 415 § 1. Kodeksu spółek handlowych.
Wyjątkiem jest zmiana Statutu w drodze podwyższenia kapitału zakładowego w ramach kapitału docelowego dokonywana przez Zarząd na mocy upoważnienia udzielonego mu
uchwałą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy nr 4 z dnia 21 października 2019 r. Uchwały Zarządu podejmowane są zwykłą większością głosów.
Przyjmowanie tekstu jednolitego Statutu przygotowanego przez Zarząd, należy do kompetencji Rady Nadzorczej. Uchwały Rady Nadzorczej Spółki zapadają zwykłą większością
głosów, oddanych w obecności co najmniej połowy członków Rady Nadzorczej.
sposób działania wza i jego zasadniczych uprawnień
12
Walne Zgromadzenie Spółki obraduje jako zwyczajne lub nadzwyczajne w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych, Statutu Spółki i Regulaminu Walnego Zgromadzenia. Tekst
Regulaminu Walnego Zgromadzenia dostępny jest na stronie internetowej https://vividgames.com/ir/lad-korporacyjny/dokumenty-korporacyjne. Walne Zgromadzenia odbywają się w
siedzibie Spółki lub w Warszawie. Z zastrzeżeniem przypadków określonych w Kodeksie spółek handlowych, Walne Zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na
nim akcji. Walne Zgromadzenie może uchwalić szczegółowy tryb prowadzenia obrad i podejmowania uchwał w formie Regulaminu Walnego Zgromadzenia Spółki. W Walnym
Zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć wszyscy akcjonariusze osobiście lub przez pełnomocników. Jedna akcja daje prawo do jednego głosu na Walnym Zgromadzeniu.
Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należą w szczególności następujące sprawy: a) powoływanie i odwoływanie członków Rady Nadzorczej, b) udzielenie członkom organów Spółki
absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w danym roku obrotowym, c) rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania
finansowego za dany rok obrotowy, d) powzięcie uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty, e) ustalanie zasad wynagradzania członków Rady Nadzorczej, f) podwyższenie i
obniżenie kapitału zakładowego oraz dokonywanie innych zmian statutu Spółki, g) uchwalenie emisji obligacji zamiennych na akcje oraz obligacji z prawem pierwszeństwa, h) uchwalenie
sposobu i warunków umarzania akcji, i) podejmowanie uchwał w sprawach dotyczących nabycia, zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa Spółki lub jego zorganizowanej części oraz
ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego, j) podejmowanie uchwał w sprawie rozwiązania i likwidacji Spółki lub jej połączenia z inną Spółką, k) wybór likwidatorów Spółki
oraz określenie sposobów jej likwidacji, l) uchwalanie Regulaminu Walnego Zgromadzenia, m) rozpatrzenie wszelkich innych spraw wniesionych do porządku obrad przez Radę
Nadzorczą, Zarząd lub przez akcjonariuszy.
Uchwały Walnego Zgromadzenia zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy Kodeksu spółek handlowych lub postanowienia statutu nie stanowią inaczej.
Zwyczajne Walne Zgromadzenie jest zwoływane przez Zarząd w terminie zapewniającym jego odbycie w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego, z
zastrzeżeniem przepisów KSH. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie zwołuje Zarząd Spółki z własnej inicjatywy lub na pisemne żądanie Rady Nadzorczej, akcjonariusza lub akcjonariuszy
reprezentujących co najmniej 1/20 część kapitału zakładowego. Wraz z żądaniem zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przedstawionym przez akcjonariuszy określają oni
sprawy, które mają zostać umieszczone w porządku obrad takiego zgromadzenia. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie mogą zwołać akcjonariusze Spółki, reprezentujący co najmniej
połowę kapitału zakładowego Spółki lub co najmniej połowę ogółu głosów w Spółce. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie powinno zostać zwołane przez Zarząd w ciągu dwóch tygodni
od daty doręczenia Zarządowi wniosku Rady Nadzorczej lub akcjonariuszy Spółki o żądaniu zwołania Walnego Zgromadzenia.
13
Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący, co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad
najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed wyznaczonym terminem Walnego
Zgromadzenia. Żądanie, określone w zdaniu poprzedzającym może zostać złożone w formie elektronicznej. Żądanie to powinno zawierać uzasadnienie oraz projekty uchwał,
które mają być przedmiotem obrad. Zarząd ogłasza zmiany w porządku obrad, zgłoszone w sposób wskazany powyżej, niezwłocznie lecz nie później niż w terminie 18
(osiemnastu) dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia. Akcjonariusz lub
akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy
wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać
wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na swojej stronie internetowej. Żądanie akcjonariusza lub akcjonariuszy reprezentujących co
najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki: (a) zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia i umieszczenia określonych spraw w jego porządku obrad,
(b) umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia jak również (c) zgłaszanie przez ww. akcjonariusza lub akcjonariuszy przed terminem
Walnego Zgromadzenia projektów uchwał, dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do
porządku obrad, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinno być dokonywane na następujący adres: ir@vividgames.com. Czynności, o których mowa
powyżej, mogą być dokonywane przy wykorzystaniu formularzy zamieszczonych na stronie internetowej Spółki.
Walne Zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej Spółki oraz poprzez przekazanie do wiadomości publicznej raportu bieżącego zgodnie z
przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków
uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami państwa niebędącego państwem członkowskim z dnia 29 marca 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 512 i 685) lub
przepisami zastępującymi ww. przepisy. Ogłoszenie takie powinno być dokonane co najmniej 26 (dwadzieścia sześć) dni przed terminem Walnego Zgromadzenia.
Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Walnego Zgromadzenia (Dzień Rejestracji
Uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu). Uprawnieni z akcji imiennych i świadectw tymczasowych oraz zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo
uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli są wpisani do księgi akcyjnej w Dniu Rejestracji Uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Dzień Rejestracji Uczestnictwa w Walnym
Zgromadzeniu jest jednolity dla uprawnionych z akcji na okaziciela i akcji imiennych.
Akcje na okaziciela mające postać dokumentu dają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli dokumenty akcji zostaną złożone w spółce nie później niż w Dniu
Rejestracji Uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i nie będą odebrane przed zakończeniem tego dnia. Zamiast akcji mogą być złożone zaświadczenia wydane na dowód złożenia
akcji u notariusza, w banku lub firmie inwestycyjnej mających siedzibę lub oddział na terytorium Unii Europejskiej lub państwa będącego stroną umowy o Europejskim Obszarze
Gospodarczym, wskazanym w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia. W zaświadczeniu należy wymienić numery dokumentów akcji i stwierdzić, że dokumenty akcji nie
będą wydane przed upływem Dnia Rejestracji Uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Listy uprawnionych z akcji na okaziciela mających postać dokumentu sprawdza się na podstawie złożonych dokumentów ww. akcji oraz, w przypadku zdematerializowanych akcji
na okaziciela, na podstawie wykazu sporządzonego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi i
udostępnionemu Spółce (nie później niż na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia jeżeli udostępnienie następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
albo nie później niż na 6 (sześć) dni przed datą Walnego Zgromadzenia – jeżeli udostępnienie następuje w postaci dokumentu).
14
Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu. W Walnym Zgromadzeniu powinien uczestniczyć Zarząd i Rada Nadzorcza w
składzie umożliwiającym udzielenie merytorycznej odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie Walnego Zgromadzenia. Członkowie Rady Nadzorczej i Zarządu oraz biegły
rewident obowiązani, w granicach swoich kompetencji oraz w zakresie niezbędnym dla rozstrzygnięcia spraw omawianych przez Zgromadzenie, udzielać jego uczestnikom
wyjaśnień oraz informacji dotyczących Spółki. W obradach Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia mogą uczestniczyć członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej, których mandaty
wygasły przed dniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, którzy sprawowali funkcje w roku obrotowym, za który sprawozdanie Zarządu oraz sprawozdanie finansowe ma być
zatwierdzone przez to Zwyczajne Walne Zgromadzenie. W obradach Walnego Zgromadzenia mogą wziąć udział także osoby dopuszczone przez Przewodniczącego Walnego
Zgromadzenia oraz osoby zaproszone przez organ zwołujący Walne Zgromadzenie, w szczególności biegli rewidenci, doradcy prawni i finansowi. Umożliwia się udział w obradach
Walnego Zgromadzenia przedstawicielom mediów. Akcjonariusz Spółki będący osobą fizyczną jest uprawniony do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywania
prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz Spółki nie będący osobą fizyczną jest uprawniony do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywania
prawa głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika. Należy okazać przy sporządzaniu listy obecności odpis z właściwego
rejestru lub wyciąg pełnomocnictw, z których będzie wynikać prawo do reprezentowania akcjonariusza Spółki nie będącego osobą fizyczną. Osoba lub osoby udzielające
pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza Spółki nie będącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego rejestru bądź ciągu pełnomocnictw.
Dopuszczalne jest przedłożenia kopii odpisu z właściwego rejestru, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez notariusza. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie
lub w postaci elektronicznej. Udzielenie lub odwołanie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym
przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Akcjonariusz zawiadamia Spółkę o pełnomocnictwie udzielonym w postaci elektronicznej poprzez przesłanie Spółce na adres
ir@vividgames.com wiadomości elektronicznej wraz ze skanem tego pełnomocnictwa. Pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu może być członek Zarządu lub pracownik
Spółki. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu jest członek zarządu, członek rady nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki
lub spółdzielni zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić
akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. Akcjonariusz Spółki
posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na
każdym z rachunków. Listę akcjonariuszy Spółki uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu sporządza i podpisuje Zarząd.
Lista akcjonariuszy zawiera: a) imiona i nazwiska albo firmy (nazwy) akcjonariuszy Spółki uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, b) miejsce ich zamieszkania lub
siedziby, przy czym osoba fizyczna może podać adres do doręczeń zamiast miejsca zamieszkania, c) liczbę, rodzaj i numery akcji oraz liczbę przysługujących głosów.
Jeżeli prawo głosu z akcji przysługuje zastawnikowi lub użytkownikowi, okoliczność zaznacza się na liście akcjonariuszy na wniosek uprawnionego. W przypadku powzięcia
przez Zarząd uzasadnionych podejrzeń, że prawo głosu akcjonariusza Spółki winno być ograniczone w związku z naruszeniem art. 69, 72, 73, 74, 77, 88a Ustawy o ofercie
publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz spółkach publicznych (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1382, z późn. zm.) lub
nie ujawnieniem stosunku zależności lub dominacji między akcjonariuszami Spółki, Zarząd powinien podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sprawy, powiadamiając o tym
akcjonariuszy Spółki, których sprawa dotyczy. Może też zwrócić się w tej sprawie do kompetentnych organów administracji lub do sądu, celem ustalenia liczby głosów, do których
uprawniony jest akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki. Lista akcjonariuszy będzie wyłożona w lokalu Zarządu przez trzy dni powszednie bezpośrednio poprzedzające dzień
wyznaczony na odbycie Walnego Zgromadzenia od godziny 9.00 do 16.00 oraz w miejscu odbywania Walnego Zgromadzenia w czasie trwania jego obrad. Akcjonariusz może
żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia lub żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie drogą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być
wysłana.
15
Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia wybiera się spośród osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, których kandydatury zostały zgłoszone przez
osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i którzy wyrażą zgodę na kandydowanie, z zastrzeżeniem iż w przypadku zwołania Nadzwyczajnego Walnego
Zgromadzenia przez akcjonariuszy reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego Spółki lub co najmniej połowę ogółu głosów w Spółce, wyboru Przewodniczącego
Walnego Zgromadzenia dokonują tacy akcjonariusze. Listę kandydatów sporządza otwierający Walne Zgromadzenie. Wyboru Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia
dokonuje się w głosowaniu tajnym oddając kolejno głos na każdego spośród zgłoszonych kandydatów. Przewodniczącym zostaje osoba, na którą oddano największą liczbę głosów.
Otwierający Walne Zgromadzenie czuwa nad prawidłowym przebiegiem głosowania nad wyborem Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia, ogłasza, kogo wybrano
Przewodniczącym Walnego Zgromadzenia oraz przekazuje tej osobie kierowanie obradami. Przewodniczący kieruje przebiegiem Walnego Zgromadzenia zgodnie z przyjętym
porządkiem obrad, przepisami prawa, Zasadami Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW, Statutem i Regulaminem Walnego Zgromadzenia.
Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności: a) stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia, b) zapewnienie prawidłowego i sprawnego przebiegu obrad
oraz poszanowanie praw i interesów wszystkich akcjonariuszy Spółki, w tym przeciwdziałanie nadużywaniu uprawnień przez uczestników Walnego Zgromadzenia i zapewnienie
respektowania praw mniejszościowych akcjonariuszy Spółki, c) udzielanie głosu, d) czuwanie nad rzeczowym przebiegiem obrad, e) rozstrzyganie wątpliwości proceduralnych, f)
wydawanie stosownych zarządzeń porządkowych, do których w szczególności należy dopuszczanie na salę obrad osób nie będących akcjonariuszami Spółki, g) zgłoszenie wniosku
o zmianę kolejności rozpatrywania spraw przewidzianych w porządku obrad, h) zarządzenie wyboru komisji przewidzianych Regulaminem Walnego Zgromadzenia, i) ustalenie
sposobu zapisu przebiegu obrad w formie audiowizualnej, j) zarządzanie głosowań, czuwanie nad ich prawidłowym przebiegiem, podpisywanie dokumentów zawierających wyniki
głosowania i ogłaszanie wyników głosowań, k) ustosunkowanie się do wniosków zgłaszanych przez uczestników Walnego Zgromadzenia i w razie stwierdzenia takiej potrzeby,
zarządzanie głosowania w przedmiocie tych wniosków, l) ogłaszanie przerwy w obradach na wniosek akcjonariuszy Spółki uchwalony większością 2/3 głosów oddanych za
uchwałą w sprawie przerwy w obradach.
Przewodniczący może samodzielnie zarządzać przerwy porządkowe w obradach inne niż przerwy zarządzone przez Walne Zgromadzenie na podstawie art. 408 § 2 KSH, przy
czym nie mogą one mieć na celu utrudniania akcjonariuszom Spółki wykonywania ich praw. Przewodniczący nie powinien bez ważnych powodów składać rezygnacji ze swej
funkcji, nie może też bez uzasadnionych przyczyn opóźniać podpisania protokołu Walnego Zgromadzenia. W przypadku rezygnacji Przewodniczącego, wybór nowego
Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia jest dokonywany według procedury opisanej powyżej. Wybory są przeprowadzane pod przewodnictwem osoby, która zgodnie z
przepisami prawa i Statutu jest uprawniona do otwarcia Walnego Zgromadzenia. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia niezwłocznie po wyborze podpisuje listę obecności
zawierającą spis uczestników Walnego Zgromadzenia z wyszczególnieniem liczby akcji, przez nich przedstawionych oraz liczby głosów im przysługujących. Przewodniczący
Walnego Zgromadzenia osobiście, lub za pomocą wskazanych sekretarzy Walnego Zgromadzenia sporządza listę obecności w oparciu o listę akcjonariuszy Spółki sporządzoną i
podpisaną wcześniej przez Zarząd.
Przy sporządzaniu listy obecności należy: a) sprawdzić, czy akcjonariusz Spółki uprawniony jest do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, b) sprawdzić tożsamość akcjonariusza
Spółki, lub jego przedstawiciela na podstawie dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu umożliwiającego identyfikację, c) sprawdzić prawidłowość pełnomocnictw
oraz innych dokumentów potwierdzających umocowanie przedstawiciela do reprezentowania akcjonariusza, d) uzyskać podpis akcjonariusza Spółki, bądź jego przedstawiciela na
liście obecności, e) wydać akcjonariuszowi Spółki lub jego przedstawicielowi odpowiednią kartę magnetyczną do głosowania (przy elektronicznej obsłudze głosowania) lub inny
dokument służący do głosowania.
16
Odwołania, zastrzeżenia, uwagi i inne wnioski dotyczące kwestii uprawnienia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu kierowane do Przewodniczącego Walnego
Zgromadzenia, który rozstrzyga je samodzielnie. Od decyzji Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia przysługuje odwołanie do Walnego Zgromadzenia. Lista obecności
wyłożona jest przez cały czas trwania obrad Walnego Zgromadzenia, do jego zamknięcia. Osoby sporządzające listę obecności obowiązane do nanoszenia na niej zmian
składu osobowego oraz liczby reprezentowanych akcji przed przeprowadzeniem każdego głosowania. Na wniosek akcjonariuszy Spółki, posiadających 1/10 (jedną dziesiątą)
kapitału zakładowego, lista obecności powinna być sprawdzona przez wybraną w tym celu komisję, złożoną, z co najmniej trzech osób. Wnioskodawcy mają prawo wyboru
jednego członka komisji i nie biorą udziału w wyborze jej pozostałych członków.
Komisja skrutacyjna składa się z od dwóch do trzech członków, o ile Walne Zgromadzenie nie postanowi inaczej. Członkowie komisji skrutacyjnej wybierani są spośród
uczestników Walnego Zgromadzenia, przy czym każdy akcjonariusz Spółki może zgłosić jednego kandydata. Wyboru członków komisji skrutacyjnej dokonuje Walne
Zgromadzenie, głosując w głosowaniu tajnym, kolejno na każdego z kandydatów w porządku alfabetycznym. W skład komisji skrutacyjnej wchodzą osoby, na które oddano
największą liczbę głosów. Członkowie komisji skrutacyjnej mogą wybrać ze swego grona przewodniczącego i sekretarza.
Do obowiązków komisji skrutacyjnej należy: a) czuwanie nad prawidłowym przebiegiem głosowania, b) ustalanie wyników głosowania i podawanie ich Przewodniczącemu
Walnego Zgromadzenia w celu dokonania ogłoszenia, c) wykonywanie innych czynności zleconych przez Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia związanych z prowadzeniem
głosowań.
Dokumenty zawierające wyniki każdego głosowania powinny być podpisane przez członków Komisji Skrutacyjnej oraz Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia. Z
zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Walne Zgromadzenie otwiera przewodniczący Rady Nadzorczej albo jego zastępca, a następnie spośród osób
uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu wybiera się Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia zgodnie z procedurą opisaną powyżej. W razie nieobecności tych
osób Walne Zgromadzenie otwiera prezes Zarządu albo osoba wyznaczona przez Zarząd.
Po podpisaniu listy obecności i jej sprawdzeniu Przewodniczący Walnego Zgromadzenia poddaje pod głosowanie ustalony przez Zarząd porządek obrad. Walne Zgromadzenie
może przyjąć proponowany porządek obrad bez zmian, zmienić kolejność rozpatrywanych spraw bądź usunąć z niego niektóre sprawy. Uchwała o zaniechaniu rozpatrywania
sprawy umieszczonej w porządku obrad może zapaść jedynie w przypadku, gdy przemawiają za nią istotne powody. Wniosek w takiej sprawie powinien zostać uzasadniony w
sposób umożliwiający podjęcie uchwały o zaniechaniu rozpatrywania danej sprawy z należytym rozeznaniem. Zdjęcie z porządku obrad bądź zaniechanie rozpatrywania sprawy
umieszczonej w porządku obrad na wniosek akcjonariusza Spółki wymaga podjęcia uchwały przez Walne Zgromadzenie, podjętej większością ¾ (trzech czwartych) po uprzednio
wyrażonej zgodzie wszystkich obecnych akcjonariuszy Spółki, którzy zgłosili taki wniosek. Dopuszczalne jest przyjęcie porządku obrad przez aklamację. Przewodniczący Walnego
Zgromadzenia nie może samodzielnie usuwać spraw z ogłoszonego porządku obrad, zmieniać kolejności poszczególnych jego punktów oraz wprowadzać pod obrady spraw
merytorycznych nie objętych porządkiem obrad. Po przedstawieniu każdej sprawy zamieszczonej w porządku obrad, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia sporządza listę
osób zgłaszających się do dyskusji, a po jej zamknięciu otwiera dyskusję, udzielając głosu w kolejności zgłaszania się mówców. O zamknięciu dyskusji decyduje Przewodniczący
Walnego Zgromadzenia. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia może udzielać głosu poza kolejnością członkom Zarządu, Rady Nadzorczej i zaproszonym ekspertom, których
głosy nie będą uwzględnianie przy ustalaniu listy i liczby mówców. W sprawach formalnych Przewodniczący Walnego Zgromadzenia może udzielić głosu poza kolejnością.
Wniosek w sprawie formalnej może być zgłoszony przez każdego akcjonariusza Spółki.
17
Za sprawy formalne uważa się w szczególności wnioski dotyczące: a) zamknięcia listy mówców, b) ograniczenia, odroczenia lub zamknięcia dyskusji, c) ograniczenia czasu
wystąpień, d) sposobu prowadzenia obrad, e) zarządzenia przerwy porządkowej w obradach, f) kolejności uchwalania wniosków, g) zgodności przebiegu obrad Walnego
Zgromadzenia z przepisami prawa, postanowieniami Statutu i Regulaminu Walnego Zgromadzenia.
Dyskusja nad wnioskami formalnymi powinna odbyć się bezpośrednio po ich zgłoszeniu. Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zamyka Walne Zgromadzenie. Pisemne
projekty uchwał, objętych porządkiem obrad przewidzianym w ogłoszeniu o Walnym Zgromadzeniu przygotowuje Zarząd chyba, że ze względu na charakter danej sprawy Zarząd
nie uzna za stosowne przedstawić własnych propozycji.
Projekt uchwały powinien być wniesiony w formie pisemnej na ręce Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia, z zastrzeżeniem opisanych wyżej przypadków, gdy akcjonariusz
lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego wnoszą projekty uchwał przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Projekty uchwał
walnego zgromadzenia powinny być uzasadnione, z wyjątkiem uchwał w sprawach porządkowych i formalnych oraz uchwał, które typowymi uchwałami podejmowanymi w
toku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Mając na względzie powyższe Zarząd powinien przedstawić uzasadnienie lub zwrócić się do podmiotu wnioskującego o
umieszczenie danej sprawy w porządku obrad Walnego Zgromadzenia o przedstawienie uzasadnienia. Uchwała w sprawie emisji akcji z prawem poboru powinna precyzować cenę
emisyjną albo określać mechanizm jej ustalenia lub zobowiązywać organ do tego upoważniony do ustalenia jej przed dniem prawa poboru, w terminie umożliwiającym podjęcie
decyzji inwestycyjnej. Uchwały Walnego Zgromadzenia zapadają bezwzględną większością głosów akcjonariuszy Spółki obecnych na Walnym Zgromadzeniu, o ile Statut lub
przepisy prawa nie przewidują surowszych warunków. Głosowania nad sprawami porządkowymi mogą dotyczyć tylko kwestii związanych z prowadzeniem obrad Walnego
Zgromadzenia.
Nie poddaje się pod głosowanie w tym trybie uchwał, które mogą wpływać na wykonywanie przez akcjonariuszy Spółki ich praw. Każdy z akcjonariuszy Spółki ma prawo do
zgłaszania podczas obrad Walnego Zgromadzenia projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad. Każdy akcjonariusz Spółki ma prawo wnoszenia
propozycji zmian i uzupełnień do projektów uchwał objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia - do czasu zamknięcia dyskusji nad punktem porządku obrad
obejmującym projekt uchwały, której taka propozycja dotyczy. Propozycje wraz z krótkim uzasadnieniem winny być składane na piśmie, osobno dla każdego projektu uchwały, z
podaniem imienia i nazwiska (firmy) akcjonariusza Spółki, na ręce Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia, chyba, że Przewodniczący Walnego Zgromadzenia zezwoli na
przedstawienie propozycji w formie ustnej. Projekt uchwały lub wniosek o zmianę jego treści mogą być cofnięte przez osoby, które je zgłosiły. Zgłaszającym sprzeciw wobec
uchwały należy zapewnić możliwość zwięzłego uzasadnienia sprzeciwu. Jeżeli Walne Zgromadzenie podejmie uchwałę o zwołaniu nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia,
uchwała będzie skuteczna pod warunkiem, że w jej treści zostaną zawarte wszystkie dane przewidziane dla ogłoszeń o zwołaniu Walnego Zgromadzenia lub uchwała upoważni do
ich określenia Zarząd lub inna wskazana osobę. Wykonanie uchwały należy do Zarządu.
Głosowanie jawne, z zastrzeżeniem głosowanie tajne zarządza się: a) przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów Spółki lub jej likwidatorów, b) nad
wnioskami o pociągnięcie do odpowiedzialności członków organów Spółki lub jej likwidatorów, c) w sprawach osobowych, d) na żądanie choćby jednego z akcjonariuszy obecnych
lub reprezentowanych na Walnym Zgromadzeniu.
Głosowanie nad uchwałami następuje po odczytaniu ich projektów przez Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia lub osobę przez niego wskazaną. Dokumenty zawierające
wyniki każdego głosowania podpisują wszyscy członkowie komisji skrutacyjnej oraz Przewodniczący Walnego Zgromadzenia. Po zamknięciu dyskusji nad każdym z punktów
porządku obrad, przed przystąpieniem do głosownia, Przewodniczący odczytuje projekty uchwał i podaje do wiadomości, jakie wnioski wpłynęły, co do treści uchwał oraz ustala
kolejność głosowania wniosków.
18
Porządek głosowania powinien być następujący: a) głosowanie nad wnioskami co do projektu uchwały, przy czym w pierwszej kolejności głosuje się wnioski, których przyjęcie lub
odrzucenie rozstrzyga o innych wnioskach, b) głosowanie nad projektem uchwały w całości w proponowanym brzmieniu, ze zmianami wynikającymi z przyjętych wniosków
odnośnie zmiany projektu uchwały.
Akcjonariusz Spółki wchodzący w skład organu Spółki może brać udział w głosowaniu nad udzieleniem absolutorium innym członkom organu, w którego skład wchodzi, oraz nad
uchwałą, która może mieć pośredni wpływ na pociągnięcie go do odpowiedzialności. Akcjonariusz Spółki może głosować jako pełnomocnik przy powzięciu uchwał dotyczących
jego odpowiedzialności wobec Spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia mu absolutorium, zwolnienia z zobowiązań wobec Spółki oraz sporu pomiędzy nim a Spółką. W
przypadku, gdy przepisy prawa wymagać będą przeprowadzenia głosowania oddzielnymi grupami (rodzajami) akcji, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia zarządzi oddzielne
głosowanie w poszczególnych grupach akcji. W głosowaniu za każdym razem wezmą udział tylko uczestnicy Walnego Zgromadzenia dysponujący głosami z akcji należących do
danego rodzaju akcji. Jeżeli uczestnik Walnego Zgromadzenia będzie posiadał różne rodzaje akcji, powinien głosować oddzielnie w każdej grupie akcji, oddając tyle głosów, ile
będzie przypadało na dany rodzaj akcji. Jeżeli głosowanie odbywa się przy pomocy informatycznego systemu oddawania i obliczania głosów system ten winien zapewniać
oddawanie głosów w ilości odpowiadającej liczbie posiadanych akcji, jak również eliminację - w przypadku głosowania tajnego możliwość identyfikacji sposobu oddawania
głosów przez poszczególnych akcjonariuszy Spółki. Te same wymogi muszą być spełnione przy przeprowadzaniu tajnego głosowania za pomocą kart do głosowania. Za oddzielne
grupy (rodzaje) akcji uważa się: a) akcje uprzywilejowane, przyznające akcjonariuszom Spółki szczególne uprawnienia, jakie nie przysługują innym akcjom; b) akcje zwykłe (łącznie
akcje na okaziciela i akcje imienne).
Po podjęciu każdej uchwały Przewodniczący Walnego Zgromadzenia ogłasza wynik głosowania i stwierdza, czy uchwała została podjęta. Przed rozpoczęciem wyborów do Rady
Nadzorczej Walne Zgromadzenie ustala liczbę jej członków zgodnie ze Statutem Spółki. Każdy uczestnik Walnego Zgromadzenia ma prawo zgłaszania kandydatur na członków
Rady Nadzorczej. Kandydatury zgłasza się ustnie do protokołu z krótkim uzasadnieniem. Uzasadnienie powinno w szczególności wskazywać na wykształcenie oraz doświadczenie
zawodowe kandydata. Listę zgłoszonych kandydatów na członków Rady Nadzorczej sporządza Przewodniczący Walnego Zgromadzenia w porządku alfabetycznym, z chwilą
ogłoszenia listy uważa się ją za zamkniętą. Zgłoszony kandydat wpisany zostaje na listę po złożeniu do protokołu oświadczenia ustnie lub na piśmie, że wyraża zgodę na
kandydowanie. Wybory do Rady Nadzorczej odbywają się przez głosowanie tajne na każdego z kandydatów z osobna, w porządku alfabetycznym. Za wybranych na członków
Rady Nadzorczej uważa się tych kandydatów, którzy kolejno uzyskali największą liczbę głosów oddanych. Akcjonariusz Spółki może głosować tylko na tylu kandydatów, ilu
członków Rady Nadzorczej powołuje Walne Zgromadzenie. Z momentem wyboru takiej liczby członków Rady Nadzorczej, jaka ustalona została przez Walne Zgromadzenie,
wybory członków Rady Nadzorczej uważa się za zakończone. W przypadku, gdy zgodnie z art. 385 § 3 KSH wybór Rady Nadzorczej dokonywany jest w drodze głosowania
oddzielnymi grupami, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia wzywa do tworzenia przez akcjonariuszy Spółki grup. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia sporządza listę
grup, po czym niezwłocznie odczytuje, wymieniając liczbę akcjonariuszy Spółki w każdej grupie, łączną liczbę akcji i służących im głosów. Przed podjęciem uchwały przez grupę
zarządza się sporządzenie listy obecności członków grupy, do której mają odpowiednie zastosowanie przepisy prawa, postanowienia Statutu i Regulaminu Walnego Zgromadzenia
dotyczące listy obecności akcjonariuszy Spółki na Walnym Zgromadzeniu. Każda grupa zgłasza Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia kandydata na członka Rady
Nadzorczej,. Następnie Przewodniczący zarządza głosowanie w grupie. Łącznie przerwy w obradach Walnego Zgromadzenia nie mogą trwać dłużej niż 30 (trzydzieści) dni. W
przypadku zarządzenia przez Walne Zgromadzenie przerwy w obradach, dla utrzymania jego ciągłości nie jest konieczne zachowanie tożsamości podmiotowej uczestników
Walnego Zgromadzenia, a w szczególności: a) w Walnym Zgromadzeniu może po przerwie wziąć udział inna liczba uczestników pod warunkiem, że znajdują się oni na liście
obecności sporządzonej w dniu wznowienia obrad oraz na liście uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu, b) ile Przewodniczący Walnego Zgromadzenia prowadzący
obrady przed zarządzeniem przerwy jest obecny - nie dokonuje się ponownego powołania – przewodniczy wówczas ta sama osoba, c) w przypadku przedstawicieli akcjonariuszy
Spółki - jeżeli są to inne osoby, należy złożyć dokument pełnomocnictwa lub inny stosowny dokument upoważniający do reprezentowania akcjonariusza Spółki na Walnym
Zgromadzeniu, d) prawie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu rozstrzyga się według zasad określonych w art. 4061 – 4063 KSH, a wskazane tam terminy liczy się w stosunku
do ogłoszonego terminu Walnego Zgromadzenia, nie zaś w stosunku do terminu ponownego rozpoczęcia obrad.
19
Rozszerzenie porządku obrad Walnego Zgromadzenia w stosunku do treści ogłoszenia zwołującego Walne Zgromadzenie jest niedopuszczalne. Po wznowieniu obrad Walnego
Zgromadzenia zaprotokołowaniu podlegać będą uchwały podjęte przed przerwą, z zaznaczeniem, że Walne Zgromadzenie zostało przerwane. Po wznowieniu obrad Walnego
Zgromadzenia zaprotokołowaniu ulegną uchwały podjęte w tej części obrad w osobnym protokole, a gdy przerw będzie kilka w osobnych protokołach. Do każdego protokołu
notarialnego dołącza się listę obecności uczestników Walnego Zgromadzenia biorących udział w jego danej części. Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący Walnego
Zgromadzenia ogłasza zamknięcie obrad. Z tą chwilą przestaje ono funkcjonować jako organ Spółki, zaś uczestnicy Walnego Zgromadzenia nie mogą ważnie podejmować uchwał.
Przebieg Walnego Zgromadzenia jest protokołowany przez notariusza. W protokole należy stwierdzić: a) prawidłowość zwołania Walnego Zgromadzenia, b) zdolność Walnego
Zgromadzenia do podejmowania uchwał, c) wymienić zgłoszone wnioski, d) wymienić powzięte uchwały, e) przy każdej uchwale: (i) liczbę akcji, z których oddano ważne głosy, (ii)
procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym Spółki, (iii) łączną liczbę ważnych głosów, (iv) liczbę głosów oddanych „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz (v) zgłoszone
sprzeciwy do poszczególnych uchwał.
Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników Walnego Zgromadzenia. Oprócz protokołu sporządzonego w formie aktu notarialnego, Przewodniczący
Walnego Zgromadzenia może zarządzić dodatkowe zapisywanie przebiegu całości lub części obrad przez Sekretarza Walnego Zgromadzenia. W zapisie mogą być odnotowane
sprawy, które nie są przedmiotem protokołu sporządzanego przez notariusza, a w szczególności sposób rozstrzygnięcia spraw porządkowych i formalnych oraz przebieg dyskusji
dotyczącej zgłoszonych projektów uchwał. Wydając akcjonariuszowi Spółki odpis protokołu Walnego Zgromadzenia, Spółka może żądać kosztów jego sporządzenia. Dopuszcza
się, na żądanie uczestnika Walnego Zgromadzenia przyjęcie do protokołu jego pisemnego oświadczenia. Przebieg obrad - w całości albo części - może być, na wniosek Zarządu lub
Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia, dodatkowo rejestrowany za pomocą technik audiowizualnych. Pełnomocnictwa do wykonywania prawa głosu oraz inne dokumenty
stwierdzające fakt działania akcjonariusza Spółki przez przedstawiciela dołącza się do księgi protokołów. Do księgi protokołów dołącza się wypis aktu notarialnego zawierającego
protokół oraz dowody zwołania Walnego Zgromadzenia.
skład osobowy oraz opis działania zarządu
20
W dniu 31. grudnia 2021 r. Zarząd Emitenta był jednoosobowy. W związku z rezygnacją pana Remigiusza Kościelnego z pełnienia funkcji Prezesa Zarządu Vivid Games S.A. Rada
Nadzorcza Spółki powołała na to stanowisko w dniu 29. Stycznia 2021 r. dotychczasowego Wiceprezesa Zarządu – pana Jarosława Wojczakowskiego. W dniu 7. stycznia 2022 r. Rada
Nadzorcza powołała na Członka Zarządu pana Piotra Gamracego. Do dnia niniejszego Sprawozdania Zarząd pozostaje dwuosobowy.
Zarząd Spółki działa zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych, Statutu Spółki i Regulaminu Zarządu. Regulamin Zarządu, uchwalony przez Radę Nadzorczą, dostępny
jest na stronie internetowej Spółki – www.vividgames.com. W dniu 27. kwietnia 2022 r. Rada Nadzorcza Spółki zatwierdziła nowy Regulamin Zarządu, którego postanowienia
przytoczone zostały poniżej.
Do reprezentowania Spółki, składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu Spółki w razie powołania Zarządu składającego się z nie więcej niż dwóch członków, uprawniony jest
każdy z członków Zarządu samodzielnie., a sprawy przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały Zarządu. Zarząd w swoim działaniu kieruje się interesem Spółki, określając
strategię i główne cele działania Spółki, będąc odpowiedzialnym za ich wdrożenia i realizację. Zarząd organizuje i dba o przejrzystość i efektywność systemu zarządzania Spółki oraz
prowadzenie jej spraw zgodnie z przepisami prawa i ustalonymi dobrymi praktykami. Członkowie zarządu zobowiązani do współpracy i do informowania się wzajemnie o istotnych
czynnościach podejmowanych w ramach prowadzonych przez nich spraw. Przy podejmowaniu decyzji w sprawach Spółki Członkowie Zarządu powinni działać w granicach
uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Oznacza to, że decyzje powinny być podejmowane przez Zarząd po rozpatrzeniu wszystkich informacji, analiz i opinii, które w rozsądnej ocenie
Zarządu powinny być w danym przypadku wzięte pod uwagę ze względu na interes Spółki. Prezes Zarządu lub Członkowie Zarządu wyznaczeni przez Prezesa Zarządu mają obowiązek
uczestniczyć w posiedzeniach Rady Nadzorczej i w Walnych Zgromadzeniach Spółki. Członkowie Zarządu uczestniczący w Walnym Zgromadzeniu Spółki oraz w posiedzeniach Rady
Nadzorczej zobowiązani, w granicach swych kompetencji i w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia lub rozstrzygnięcia sprawy, udzielać wyjaśnień i informacji dotyczących Spółki
Radzie Nadzorczej oraz akcjonariuszom uczestniczącym w Walnych Zgromadzeniach Spółki. Pracą Zarządu kieruje Prezes Zarządu, który jednocześnie przewodniczy posiedzeniom
Zarządu. Wszelkie sprawy wykraczające poza zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały Zarządu, z zastrzeżeniem, że zgoda Zarządu nie jest wymagana na dokonanie czynności
będącej integralną częścią innej czynności, na dokonanie której Zarząd wyraził uprzednio zgodę, chyba że co innego wynika z uchwał Zarządu. Czynności wymagające podjęcia uchwały
Zarządu, a podjęte bez niej, mogą zostać przez Zarząd zatwierdzone. Zatwierdzenie takie nie uchyla odpowiedzialności Członka Zarządu za przekroczenie kompetencji. Przed
podjęciem działań, które z mocy kodeksu spółek handlowych lub Statutu wymagają uchwały Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej, Zarząd zwraca się o podjęcie takiej uchwały
odpowiednio do Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej.
21
Zarząd może podejmować uchwały na posiedzeniach Zarządu, w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Inicjatywa w
zakresie zwołania posiedzenia Zarządu lub podjęcia uchwały w innym trybie przysługuje każdemu z członków Zarządu. Uchwały Zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy
członkowie Zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu Zarządu lub o treści projektów uchwał do podjęcia w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków
bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W sprawach, które wymagają podjęcia uchwały przez Zarząd, a z przyczyn praktycznych nie można odbyć posiedzenia Zarządu,
uchwały mogą być podejmowane przez złożenie podpisów wszystkich Członków Zarządu pod treścią uchwały, z wyłączeniem głosowania w sprawach, w których wymagane jest
zachowanie tajności. Posiedzenia Zarządu odbywają się w terminach uzależnionych od bieżących potrzeb. Posiedzenia mogą odbywać się w trybie zdalnym. Prezes Zarządu zwołuje
posiedzenie Zarządu z własnej inicjatywy lub na wniosek innego Członka Zarządu. Posiedzenie Zarządu powinno odbyć się w ciągu 3 dni od złożenia wniosku. Członek żądający
zwołania posiedzenia proponuje porządek obrad. Prezes Zarządu może według uznania rozszerzyć zaproponowany porządek obrad. Członkowie Zarządu powinni zostać
zawiadomieni o posiedzeniu, co najmniej na 2 dni robocze przed jego terminem. Zawiadomienia dokonuje się za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zaproszeniach na posiedzenie
powinny być wskazane: dzień i godzina rozpoczęcia oraz miejsce obrad, a także planowany porządek obrad. W sprawach szczególnie ważnych Prezes Zarządu może zwoływać
posiedzenie Zarządu w trybie pilnym bez konieczności zachowania terminów. Posiedzenia Zarządu odbywają się w trybie zdalnym, w biurze Spółki w Bydgoszczy, lub w innym miejscu,
jeśli Członkowie Zarządu postanowią inaczej. Członek Zarządu może uczestniczyć w posiedzeniu Zarządu i głosować za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się lub na
piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu, jeżeli nie może być obecny na posiedzeniu Zarządu. Posiedzenie Zarządu jest ważne, mimo braku formalnego zwołania posiedzenia
jeżeli wszyscy Członkowie Zarządu wezmą w nim udział i wyrażą zgodę na zaproponowany porządek obrad. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów, a głosowanie nad
uchwałami Zarządu jest jawne. Z posiedzeń Zarządu sporządza się protokoły, które podpisują obecni na posiedzeniu Członkowie Zarządu. W protokołach należy wymienić osoby
biorące udział w posiedzeniu, porządek obrad i treść uchwał. Protokoły z posiedzeń Zarządu przechowywane są w formie cyfrowej elektronicznym archiwum Spółki.
skład osobowy oraz opis działania Rady nadzorczej
22
Na dzień 31. grudnia 2021 skład Rady Nadzorczej Spółki przedstawiał się następująco:
Remigiusz Kościelny - Przewodniczący Rady Nadzorczej
Kadencja: 23.06.2021 r. - 22.06.2026 r.
Marcin Duszyński - Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej
Kadencja: 12.04.2017 r. - 11.04.2022 r.
Andrzej Chrzanowski - Członek Rady Nadzorczej
Kadencja: 27.09.2021 r. - 26.09.2026 r.
Wojciech Humiński - Członek Rady Nadzorczej
Kadencja: 26.08.2020 r. - 25.08.2025 r.
Damian Jasica - Członek Rady Nadzorczej
Kadencja: 27.09.2021 r. - 26.09.2026 r.
W dniu 28 stycznia 2021 pan Paul Bragiel złożył rezygnację z pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej. W związku z tym, tego samego dnia Rada Nadzorcza w drodze kooptacji
powołała pana Remigiusza Kościelnego na członka. W dniu 15 marca 2021 pan Marcin Duszyński złożył rezygnację z pełnienia funkcji Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Rada
Nadzorcza podjęła niezwłocznie uchwały w trybie obiegowym w przedmiocie powołania pana Marcina Duszyńskiego na Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej Spółki oraz pana
Remigiusza Kościelnego na Przewodniczącego tejże. W dniu 25 czerwca 2021 pan Szymon Skiendzielewski złożył rezygnację z pełnienia funkcji Członka w Radzie Nadzorczej ze
skutkiem natychmiastowym. W związku z rezygnacją Rada w dniu 30 czerwca 2021 w drodze kooptacji powołała pana Andrzeja Chrzanowskiego na członka. W dniu 23 lipca 2021
kolejny członek organu, pan Tomasz Muchalski złożył rezygnację z pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej ze skutkiem natychmiastowym. W dniu 28 lipca 2021 w drodze kooptacji
Rada powołała na członka pana Damiana Jasicę. Zgodnie z § 12 ust. 4 Statutu Spółki, panowie Andrzej Chrzanowski i Damian Jasica sprawowali czynności członków Rady Nadzorczej
do czasu dokonania ich wyboru przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki, które odbyło się w dniu 27 września 2021.
23
Rada Nadzorcza Spółki działa zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych, Statutu Spółki i Regulaminu Rady Nadzorczej. Regulamin Rady Nadzorczej dostępny jest na
stronie internetowej Spółki – www.vividgames.com.
Rada Nadzorcza jest stałym organem nadzorczym Spółki, składającym się z pięciu członków powoływanych i odwoływanych na pięcioletnie kadencję przez Walne Zgromadzenie.
Członek Rady Nadzorczej powinien kierować się w swoim postępowaniu interesem Spółki oraz niezależnością opinii i sądów, Rada Nadzorcza wykonuje swoje zadania kolegialnie,
może jednak delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych funkcji nadzorczych. Do Rady Nadzorczej powołanych jest co najmniej dwóch członków
niezależnych. Każdy z członków niezależnych spełnia łącznie kryteria określone w zasadach ładu korporacyjnego albo dobrych praktykach obowiązujących spółki, których akcje
notowane na rynku regulowanym, na którym notowana jest Spółka oraz obowiązujących przepisach prawa. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwołuje jej Przewodniczący lub
Wiceprzewodniczący w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż trzy razy w roku obrotowym. Zarząd lub każdy członek Rady Nadzorczej jest uprawniony do złożenia do
Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej wniosku o zwołanie posiedzenia Rady Nadzorczej. Jeżeli wnioskowane posiedzenie Rady Nadzorczej nie zostanie
zwołane w terminie 2 (słownie: dwóch) tygodni od złożenia wniosku, posiedzenie Rady Nadzorczej może zwołać wnioskodawca. Rada na swych posiedzeniach podejmuje decyzje w
formie uchwał. Uchwały Rady Nadzorczej Spółki zapadają zwykłą większością głosów, oddanych w obecności co najmniej połowy członków Rady Nadzorczej. Członkowie Rady
Nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej bez odbycia posiedzenia Rady Nadzorczej (tryb pisemny), na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady
Nadzorczej lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwały takie będą ważne, gdy wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostaną
powiadomieni o treści projektów tych uchwał. Członkowie Rady Nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał oddając swój głos za pośrednictwem innego członka Rady
Nadzorczej, za wyjątkiem spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady Nadzorczej. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się zdalnie, w siedzibie Spółki lub w
innym miejscu wskazanym w zawiadomieniu o zwołaniu posiedzenia Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza może powoływać komisje lub komitety (w tym Komitet Audytu lub Komitet
Wynagrodzeń), zarówno stałe jak i do wyjaśnienia poszczególnych kwestii, o ile przedmiot ich prac mieści się w zakresie kompetencji Rady Nadzorczej.
Rada Nadzorcza Spółki podsumowała swoją działalność w 2021 roku w Sprawozdaniu, które zostanie przedstawione Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki.
Informacje dotyczące składu i działania Komitetu audytu
24
Na dzień 31. grudnia 2021 skład Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Spółki przedstawiał się następująco:
Damian Jasica - Przewodniczący Komitetu Audytu (członek niezależny)
Okres pełnienia funkcji: 28.07.2021 - obecnie
Remigiusz Kościelny - Członek Komitetu Audytu
Okres pełnienia funkcji: 24.02.2021 - obecnie
Marcin Duszyński - Członek Komitetu Audytu (członek niezależny), w okresie 05.09.2017 - 27.07.2021 - Przewodniczący Komitetu Audytu
Okres pełnienia funkcji: 28.07.2021 - obecnie
Ponadto w 2021 roku funkcje w Komitecie Audytu pełnili także:
Szymon Skiendzielewski - Członek Komitetu Audytu (członek niezależny)
Okres pełnienia funkcji: 05.09.2017 - 25.06.2021
Andrzej Chrzanowski - Członek Komitetu Audytu (członek niezależny)
Okres pełnienia funkcji: 30.06.2021 - 25.08.2021
Wojciech Humiński - Członek Komitetu Audytu (członek niezależny)
Okres pełnienia funkcji: 07.05.2020 - 25.08.2021
25
Regulamin Komitetu Audytu dostępny jest na stronie internetowej Spółki – www.vividgames.com.
Komitet Audytu pełni stałe funkcje konsultacyjno-doradcze wobec Rady Nadzorczej Spółki, zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Ustawy z dnia 11 maja 2017 o biegłych
rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym. Komitet Audytu składa się co najmniej z trzech członków, w tym Przewodniczącego Komitetu Audytu,powoływanych
przez Radę Nadzorczą spośród jej członków na indywidualne pięcioletnie kadencje, nie dłuższe jednak niż kadencja danego członka w Radzie Nadzorczej. Dwóch z trzech obecnych
członków Komitetu Audytu Vivid Games S.A. spełnia kryteria niezależności wskazane w art. 129 ust. 3 Ustawy o biegłych rewidentach.
Komitet Audytu wspiera Radę Nadzorczą w wykonywaniu jej statutowych obowiązków kontrolnych i nadzorczych, w szczególności zaś do jego zadań należy:
a) monitorowanie:
i. procesu sprawozdawczości finansowej,
ii. skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej,
iii. wykonywania czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania, z uwzględnieniem wszelkich wniosków i ustaleń Komisji Nadzoru
Audytowego wynikających z kontroli przeprowadzonej w firmie audytorskiej;
b) kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej, w szczególności w przypadku, gdy na rzecz Spółki świadczone są przez firmę audytorską inne
usługi niż badanie;
c) informowanie Rady Nadzorczej o wynikach badania oraz wyjaśnianie, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej w Spółce, a także jaka
była rola Komitetu Audytu w procesie badania;
d) dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem na rzecz Spółki;
e) opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania;
f) opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej
dozwolonych usług niebędących badaniem;
g) określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez Spółkę;
h) przedstawianie Radzie Nadzorczej rekomendacji dotyczącej powołania biegłych rewidentów lub firm audytorskich, o której mowa w art. 16 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014, zwanego dalej Rozporządzeniem nr 537/2014, zgodnie z politykami, o których mowa w pkt 5 i 6;
i) przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w jednostce zainteresowania publicznego.
Komitet Audytu podsumował swoją działalność w 2021 roku w Sprawozdaniu, które zostanie przedstawione Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki.
26
Członkiem Komitetu Audytu posiadającym wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych jest Marcin Duszyński, który nabył ww. wiedzę i
umiejętności podczas pracy w wiodących funduszach private equity oraz firmach doradczych, w których zajmował się nadzorem właścicielskim nad spółkami portfelowymi i realizacją
projektów inwestycyjnych, prowadzeniem projektów związanych z pozyskiwaniem finansowania oraz transakcjami fuzji i przejęć w sektorach IT, mediów i telekomunikacji. Od 2002
roku nadzoruje i realizuje projekty doradcze świadczone na rzecz klientów, zwłaszcza w obszarze doradztwa strategicznego, fuzji i przejęć, sprzedaży spółek, ofert niepublicznych,
współpracy przy wprowadzaniu spółek na rynek NewConnect, sporządzania zaawansowanych modeli finansowych, wycen przedsiębiorstw oraz innej dokumentacji finansowej i
transakcyjnej.
Pan Marcin Duszyński jest absolwentem University of Wisconsin w Madison, USA i posiada stopień naukowy: Bachelor of Science.
Członkami Komitetu Audytu posiadającymi wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której działa Emitent są:
Remigiusz Kościelny, jeden z założycieli i wieloletni prezes Vivid Games S.A., obecnie także Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółki. Posiada blisko 20 letnie doświadczenie w branży,
obejmujące szeroką wiedzę z zakresu tworzenia gier, produkcji i nadzoru artystycznego. Dysponuje także globalną siecią kontaktów biznesowych i zrozumieniem rynku, a także silnym
nastawieniem na realizację celu, co pozwoliło mu poprowadzić Vivid Games do sukcesu w ambitnych przedsięwzięciach. Pan Remigiusz Kościelny jest absolwentem kierunku historia
na bydgoskim Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego. Posiada tytuł magistra.
Marcin Duszyński, który nabył ww. wiedzę i umiejętności umiejętności w zakresie branży IT podczas realizacji projektów doradczych na rzecz klientów z sektora IT. Nadzorował oraz
realizował projekty z branży IT m.in. dla poniższych firm:
Vivid Games S.A., 2011-2012, sektor IT: Przeprowadzenie oferty niepublicznej akcji, organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na rynku giełdowym NewConnect, pełnienie
funkcji Autoryzowanego Doradcy
Medicalgorithmics S.A., 2011-2014, sektor IT/medyczny: Doradztwo finansowe, organizacja dwóch ofert niepublicznych akcji. Organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na
rynku regulowanym GPW i udział w sporządzeniu prospektu emisyjnego. Wcześniej organizacja wprowadzenia na NewConnect i pełnienie funkcji Autoryzowanego
Doradcy
mPay S.A., 2011, sektor IT/TMT: Przeprowadzenie oferty niepublicznej akcji, organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na rynku giełdowym NewConnect, pełnienie funkcji
Autoryzowanego Doradcy
KBJ S.A., 2011, sektor IT: Przeprowadzenie oferty niepublicznej akcji, organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na rynku giełdowym NewConnect, pełnienie funkcji
Autoryzowanego Doradcy
11 bit studios S.A., 2010, sektor IT (produkcja gier): Przeprowadzenie oferty niepublicznej akcji, organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na rynku giełdowym
NewConnect, pełnienie funkcji Autoryzowanego Doradcy
SeveNet S.A., 2010-2011, sektor IT: Przeprowadzenie oferty niepublicznej akcji organizacja wprowadzenia akcji do obrotu na rynku giełdowym NewConnect, pełnienie
funkcji Autoryzowanego Doradcy
SMT Software S.A., 2009-2010, sektor informatyczny: Doradztwo w zakresie organizacji i przeprowadzenia oferty niepublicznej akcji Spółki, organizacja wprowadzenia akcji
do obrotu na rynku giełdowym NewConnect, pełnienie funkcji Autoryzowanego Doradcy, bieżące doradztwo finansowe
Grupa ADV S.A., 2010-2011, sektor marketingu interaktywnego: Doradztwo finansowe w transakcji kapitałowej pre-IPO, nadzór i udział w przygotowaniu prospektu
emisyjnego oraz organizacja upublicznienia na rynku regulowanym GPW
27
Założeniem polityki wyboru firmy audytorskiej obowiązującej w Spółce jest dokonywanie wyboru przez Radę Nadzorczą na podstawie rekomendacji udzielonych przez Komitet
Audytu. Komitet udziela rekomendacji po przeprowadzeniu szczegółowej oceny firm audytorskich, biorąc pod uwagę m.in. jakość świadczonych usług, znajomość branży i niezależność.
Obsługę procedury wyboru firmy audytorskiej zapewnia Zarząd Spółki oraz Główna Księgowa.
Założeniem polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie oraz przez podmioty powiązane z firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej
dozwolonych usług niebędących badaniem w Spółce jest minimalizowanie ryzyka powstania zagrożeń dla niezależności audytora. Dodatkowe usługi świadczone przez firmę
audytorską muszą mieścić się w granicach dozwolonych usług określonych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie
szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylającym decyzję Komisji 2005/909/WE z dnia 14 grudnia
2005 r. Każdorazowo, na świadczenie usługi dodatkowej zgodę wyraża Komitet Audytu Spółki.
W 2021 roku Komitet Audytu zajmował się monitorowaniem procesu sprawozdawczości finansowej między innymi wielokrotnie spotykając się z Biegłym Rewidentem, Głównym
Księgowym oraz weryfikując czy procesy sprawozdawczości odbywają się w wymaganych przedziałach czasu. Z przeprowadzonych czynności wynika, że przebieg procesu jest
poprawny. Ponadto Komitet Audytu weryfikował skuteczność kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz funkcji audytu wewnętrznego. Kontrola wewnętrzna funkcjonowała w
sposób prawidłowy. Już po zamknięciu okresu obrachunkowego 2021 Komitet Audytu w istotny sposób wpłynął na uporządkowanie procesów Audytu Wewnętrznego oraz
zarządzania ryzykiem. W ramach wykonywania czynności rewizji finansowej Komitet Audytu monitorował pracę biegłego rewidenta, uczestnicząc w planowaniu oraz etapach
realizacji rewizji finansowej.
Komitet Audytu Monitorował też niezależność biegłego rewidenta w szczególności w oparciu o oświadczenia biegłego rewidenta oraz zarządu. Prowadzono również rozmowy z
Biegłym rewidentem na posiedzeniach komitetu audytu w tym zakresie. Czynności kontrolne były prowadzone również przed wydaniem każdorazowej zgody na świadczenie usługi
dodatkowej.
W 2021 roku Komitet Audytu Informował Radę Nadzorczą o wynikach badania sprawozdania za rok obrotowy 2020 oraz jego udziale w przeprowadzonym badaniu.
Komitet Audytu wyrażał kilkukrotnie w ciągu 2021 roku zgodę na przeprowadzenie świadczenia dodatkowego w postaci przeglądu śródrocznego oraz zbadania sprawozdania o
wynagrodzeniach w trakcie roku obrotowego 2021 oraz po jego zakończeniu. Weryfikacja niezależności biegłego rewidenta za każdym razem wskazywała na jego pełną niezależność.
Komitet Audytu dokonał uaktualnienia polityki i procedury wyboru firmy audytorskiej oraz świadczenia usług dodatkowych.
Komitet Audytu w związku z zakończeniem umowy na badanie rekomendował radzie nadzorczej przedłużenie umowy z dotychczasowym biegłym. Przed wydaniem rekomendacji
Komitet Audytu przeprowadził analizę dotychczasowej współpracy z Biegłym Rewidentem.
W 2021 roku Komitet Audytu odbył 9 posiedzeń i podjął 15 uchwał.
istotne postępowania sądowe i pozasądowe
28
Na dzień niniejszego sprawozdania Spółka zaangażowana jest w sporne postępowania sądowe i przedsądowe, spośród których poniżej wymienione zostały te o istotnym charakterze.
1. Spółka złożyła w I kwartale 2022 roku wniosek o udzielenie zabezpieczenia roszczenia pieniężnego zwrotu zaliczki pobranej w związku z zawarciem umowy wydawniczej z SG
Mobile (nazwa handlowa Shori Games) dot. gry The Cash w kwocie 105 972,56 USD (po uwzględnieniu potrąceń wzajemnych należności). Obecnie wniosek podlega rozpatrzeniu przez
sąd. Spółka zakłada zakończenie postępowania w II kwartale 2022. Po rozpatrzeniu przez sądu wniosku o udzielenie zabezpieczenia, Spółka wniesie powództwo o zapłatę ww. kwoty. O
zaistnieniu sporu w tej sprawie Spółka informowała raportem bieżącym nr 52/2021 z 10 grudnia 2021.
2. SG Mobile (nazwa handlowa Shori Games) w grudniu 2021 w sposób ogólny sformułowało roszczenie z tytułu zaległych opłat licencyjnych w związku z umową z SG Mobile dot. gry
Knights Fight 2 w kwocie ok. 50-100 tys. USD. Wierzyciel nie podjął jednak jeszcze kroków w celu dochodzenia zapłaty. W cenie Spółki istnieje umiarkowane prawdopodobieństwo, że
wierzyciel skieruje sprawę na drogę sądową. W ocenie Spółki roszczenie SG Mobile jest w całości nieuzasadnione.
Bydgoszcz, 27 kwietnia 2022 r.
Jarosław Wojczakowski Piotr Gamracy
Prezes Zarządu Członek Zarządu
29